Check in sự kiện bằng qr code là gì?

     Check in sự kiện bằng QR code đang trở thành xu hướng phổ biến trong việc tổ chức các sự kiện hiện đại. Không chỉ mang đến sự tiện lợi và chuyên nghiệp, hình thức này còn giúp tối ưu hóa quy trình đăng ký, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm của khách tham dự. Vậy check-in sự kiện bằng QR code là gì và tại sao nó lại được ưa chuộng đến vậy? Cùng PTH VINA tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Check in sự kiện bằng QR code là gì?

---

    Check in sự kiện bằng QR code là một phương pháp hiện đại và tiện lợi để quản lý sự kiện, giúp đăng ký, xác nhận tham dự và tương tác với khách tham dự nhanh chóng. Thay vì sử dụng các thủ tục thủ công, người tham gia chỉ cần quét mã QR thông qua ứng dụng trên điện thoại thông minh hoặc thiết bị chuyên dụng.

Quy trình check in bằng QR code được triển khai theo quy trình gồm 6 bước

  − Thu thập thông tin: Các thông tin cần thiết của khách tham dự được thu thập từ trước sự kiện, có thể thông qua đăng ký trực tuyến hoặc các phương tiện khác.

  − Tạo mã QR: Mã QR duy nhất được tạo cho từng khách tham dự, liên kết với thông tin cá nhân của họ.

  − Phân phối mã QR: Mã QR có thể được gửi qua email, tin nhắn, hoặc ứng dụng di động cho khách tham dự.

  − Đọc mã QR: Khi khách tham dự đến sự kiện, mã QR của họ sẽ được quét qua thiết bị di động hoặc máy quét chuyên dụng để kiểm tra thông tin.

  − Xác nhận tham dự: Sau khi quét mã, hệ thống sẽ xác nhận sự tham gia của khách và ghi nhận vào hệ thống.

  − Xuất báo cáo: Sau sự kiện, các báo cáo thống kê về số lượng người tham dự và thông tin liên quan có thể được xuất ra để hỗ trợ các công việc tiếp theo như phân tích dữ liệu và báo cáo truyền thông.

>>>> Xem thêm: Hệ thống check in sự kiện

Lợi ích của việc sử dụng QR code trong check in sự kiện

---

  − Tiết kiệm thời gian: Quá trình check in diễn ra nhanh chóng và chính xác, không cần phải tốn thời gian nhập thông tin thủ công.

  − Tiết kiệm nhân lực: Giảm thiểu số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện công việc check in.

  − Giảm thiểu sai sót: Quá trình tự động giúp giảm thiểu các lỗi liên quan đến việc ghi nhận thông tin thủ công.

  − Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng công nghệ hiện đại nâng cao sự chuyên nghiệp của sự kiện.

  − An ninh và bảo mật: QR code giúp đảm bảo an ninh và bảo mật thông tin, đồng thời dễ dàng kiểm soát số lượng người tham gia.

  − Cung cấp phân tích dữ liệu: Giúp người tổ chức sự kiện thu thập và phân tích dữ liệu khách tham dự, hỗ trợ công tác truyền thông và phát triển sự kiện trong tương lai.

>>>> Xem thêm: Hệ thống kiểm soát ra vào nhà máy uy tín, toàn diện

So sánh với phương pháp truyền thống

---

Ưu điểm của QR code

    Phù hợp với các sự kiện lớn, yêu cầu độ chính xác và hiệu quả cao, giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực. Đặc biệt, phương pháp này rất thích hợp cho những sự kiện có tính chất chuyên nghiệp và cần tổ chức quy mô.

Nhược điểm của QR code

    Đòi hỏi thiết bị có khả năng quét QR code và người tham dự cần phải sử dụng thiết bị di động hoặc ứng dụng hỗ trợ. Điều này có thể gây khó khăn cho các sự kiện nhỏ hoặc đối tượng tham gia không rành về công nghệ.

Ưu điểm của phương pháp truyền thống

    Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, dễ triển khai, không yêu cầu công nghệ cao, thích hợp cho các sự kiện quy mô nhỏ hoặc đối tượng tham gia không quen với công nghệ.

Nhược điểm của phương pháp truyền thống

    Tốn nhiều nhân lực và thời gian, dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công, hạn chế trong việc thu thập và phân tích dữ liệu.

Ứng dụng khác của mã QR trong sự kiện

    • Quảng bá sự kiện: Mã QR có thể được sử dụng trên các bảng hiệu, poster, tài liệu quảng cáo để khách tham dự dễ dàng truy cập thông tin sự kiện hoặc chương trình.

    • Thu thập phản hồi: Sau sự kiện, mã QR có thể dẫn khách tham dự đến trang khảo sát để thu thập phản hồi về trải nghiệm sự kiện.

    • Cung cấp thông tin: Mã QR có thể chứa liên kết đến thông tin chi tiết về các diễn giả, chương trình, địa điểm hoặc các hoạt động khác trong sự kiện.

Lợi ích của check in sự kiện bằng QR Code

---

    Check-in sự kiện bằng QR code không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn mang lại nhiều lợi ích cho cả ban tổ chức và khách tham dự.

Đối với ban tổ chức

    • Tối ưu hóa quy trình: Tự động hóa quy trình đăng ký, giảm thời gian check-in xuống còn 3-5 giây mỗi khách, tiết kiệm nhân lực.

    • Quản lý dữ liệu hiệu quả: Thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu chính xác, hỗ trợ lập kế hoạch cho sự kiện sau.

    • Nâng cao trải nghiệm khách mời: Check-in nhanh chóng, tiện lợi và chuyên nghiệp.

    • Tăng cường an ninh: Giảm rủi ro gian lận vé với mã QR được mã hóa.

    • Bảo mật thông tin: Đảm bảo thông tin cá nhân được gửi và lưu trữ an toàn.

    • Marketing hiệu quả: Dữ liệu thu thập hỗ trợ phân tích hành vi và điều chỉnh chiến lược marketing.

Đối với khách tham dự

    • Tiết kiệm thời gian: Quét mã QR trong vài giây, không cần chờ đợi.

    • Thuận tiện: Chỉ cần mang theo điện thoại chứa mã QR, không lo mất thư mời.

    • Trải nghiệm chuyên nghiệp: Check-in nhanh, có thể kèm màn hình chào mừng tạo ấn tượng.

    • Tăng tính tương tác: Dễ dàng tham gia trò chơi, khảo sát hoặc hoạt động sự kiện qua hệ thống QR.

>>>> Xem thêm: Tăng cường bảo mật với cổng kiểm soát nhận diện khuôn mặt

Loại hình sự kiện áp dụng check in

---

Sự kiện & Hội nghị (Talkshow, họp mặt)

    • Mục đích: Check-in khách mời, đại biểu tham dự, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

    • Ứng dụng: Sử dụng mã QR, danh sách khách mời, hoặc công nghệ nhận diện khuôn mặt để ghi nhận sự có mặt.

Hội thảo, Workshop

    • Mục đích: Ghi danh học viên, thu thập thông tin liên lạc và nhu cầu tham gia.

    • Ứng dụng: Check-in nhanh chóng qua mã QR hoặc OTP, đồng thời tích hợp hệ thống lưu trữ thông tin khách tham dự để liên lạc sau sự kiện.

Hoạt động triển lãm

    • Mục đích: Thống kê số lượng khách tham quan, thu thập thông tin để chăm sóc khách hàng sau triển lãm.

    • Ứng dụng: Sử dụng thiết bị cầm tay hoặc quầy đăng ký tự động để check-in và phân loại khách hàng tiềm năng.

Sự kiện giải trí (Thể thao, âm nhạc, lễ hội, tiệc)

    • Mục đích: Kiểm soát vé vào cửa, phân luồng khách tham dự theo khu vực hoặc hạng vé.

    • Ứng dụng: Check-in bằng mã QR hoặc vé điện tử, kết hợp vòng tay sự kiện (wristband) để tăng tính bảo mật và thuận tiện.

Khóa học & Đào tạo

    • Mục đích: Đăng ký học viên tham dự, quản lý danh sách và phát tài liệu (dưới dạng in ấn hoặc điện tử).

    • Ứng dụng: Hệ thống check-in tự động ghi nhận học viên, đồng thời gửi tài liệu qua email ngay sau khi đăng ký.

Ra mắt sản phẩm

    • Mục đích: Quảng bá thương hiệu, thu thập thông tin khách hàng tiềm năng để chăm sóc sau sự kiện.

    • Ứng dụng: Kết hợp check-in với trò chơi hoặc minigame tại chỗ để tăng tương tác, thu hút khách tham dự.

---

CẦN TƯ VẤN – BÁO GIÁ HOẶC GIẢI ĐÁP CÁC THẮC MẮC, QUÝ KHÁCH HÀNG VUI LÒNG LIÊN HỆ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP VÀ THIẾT BỊ PTH VINA

Địa chỉ: 55/1/11 Cây Keo, P. Tam Phú, TP. Thủ Đức, TP.HCM

Điện thoại: 028 3636 0468

Hotline: 0909.351.425 (Ms.Vy)

Zalo: 0909.351.425

Email: phuongvy.pthvina@gmail.com

---

Tìm kiếm có liên quan

     Phần mềm check in sự kiện

     Tạo mã QR check in

     Tạo mã QR check-in Facebook

     Giải pháp check in sự kiện

     Quy trình check in sự kiện

     QR code check in

     QR Code event

     Mã check in